Что мы берем на себя

Ниже — максимально детализированный список обязательств и задач, которые мы, как ваша свадебная мастерская Wedding Dreams, берём на себя при организации свадьбы. Этот перечень покрывает полный цикл — от первой встречи до завершения всех постсвадебных дел.

Первичные этапы и коммуникация

Поиск и бронирование локаций

Планирование бюджета и управление расходами

Работа с подрядчиками (вендорами)

Первичная консультация: сбор пожеланий, приоритетов, стиля, ориентировочного бюджета и ключевых ограничений.

Формирование брифа и технического задания на мероприятие.

Регулярная коммуникация с заказчиками (звонки, встречи, мессенджеры, почта) — мы держим вас в курсе без лишней суеты.

Подбор подходящих площадок/церемонийных зон по критериям (место, вместимость, стиль, логистика).

Организация просмотров/визитов на локации.

Ведение переговоров и бронирование даты; согласование контрактов с площадками.

Получение необходимых согласований с администрацией локации (включая спецразрешения, звуковые лимиты и пр.).

Составление подробного сметного бюджета с разбивкой по статьям.

Контроль исполнений платежей по графику (авансы, промежуточные платежи, финал).

Поиск оптимальных поставщиков и переговоры по цене/условиям.

Оптимизация бюджета при необходимости (варианты «экономия/апгрейд»).

Подбор и согласование подрядчиков: флористы, декораторы, кейтеринг, фотографы/видеографы, ведущий/DJ/музыканты, визажист, фотографический ассистент, свет/звук/техническое оборудование, аренда мебели и текстиля, трансфер, security и др.

Сравнение предложений, презентация лучших вариантов клиенту.

Переговоры по договорам и технических условиях (тайминг, deliverables, права на фото/видео, страховки).

Координация всех подрядчиков и синхронизация их работ в едином таймлайне.

Концепция, дизайн и стилистика

Кейтеринг и меню

Флористика

Техническая поддержка: свет, звук, видео

Разработка общей концепции свадьбы: визуальный стиль, цветовая палитра, moodboard

Дизайн-проект: план рассадки, схема зонирования, чертежи декора, схемы светового решения.

Подбор декоративных элементов, текстиля, полиграфии (приглашения, программы, посадочные карточки).

Подбор кейтеринга или ресторана, составление дегустации.

Разработка меню с учётом предпочтений, диет и аллергий гостей.

Согласование бара (коктейльная карта, алкоголь, бармены), опций обслуживания.

Контроль сервиса в день свадьбы (кол-во официантов, время подачи, сервировка).

Составление подробного сметного бюджета с разбивкой по статьям.

Контроль исполнений платежей по графику (авансы, промежуточные платежи, финал).

Поиск оптимальных поставщиков и переговоры по цене/условиям.

Оптимизация бюджета при необходимости (варианты «экономия/апгрейд»).

Проект технического оснащения (звук, свет, проекторы, LED, генераторы).

Подбор и монтаж оборудования, тестовые прогоны, инженерное сопровождение.

Наличие запасных компонентов и план B на случай технических сбоев.

Координация изготовления/покупки реквизита и контроль качества.

Логистика и транспорт

Организация церемоний (цивильной/религиозной/символической)

Документы и разрешения

Таймлайн и сценарий дня

Координация трансферов для жениха/невесты и гостей (маршруты, графики, парковка).

Организация размещения гостей (бронирование гостиниц, спецтарифы).

Маршруты для подрядчиков и разгрузки оборудования; контроль временных окон на локации.

Подготовка сценария церемонии, речей и ритуалов.

Координация с ведущим/регистратором/священнослужителем.

Репетиция (при необходимости) и расстановка участников церемонии.

Подготовка и сопровождение договоров со всеми подрядчиками.

Получение необходимых разрешений и согласований (включая музыкальные лимиты, спецтехнику, работу на публичных пространствах).

Проверка страховых условий подрядчиков при необходимости.

Разработка подробного таймлайна (поминутно/по этапам) для команды и подрядчиков.

Сценарий для ведущего, координаторов, музыкантов, фотографа.

Чек-листы для каждого участника процесса.

Координация в день события (day-of coordination)

Репетиция и подготовка участников

Работа с гостями

Безопасность и чрезвычайные ситуации

Присутствие руководителя проекта и координаторов на всех ключевых точках.

Решение всех оперативных вопросов: задержки, замены, изменения по ходу.

Контроль монтажа/демонтажа, времени подачи, входов/выходов артистов и т.д.

Организация репетиции церемонии и основных выходов/входов.

Инструктаж для свидетелей, родителей, детей на мероприятии.

Контроль времени и порядка репетиции.

Организация зоны встречи гостей и гардероба.

Координация посадки, работа с VIP-гостями.

Решение вопросов питания и размещения гостей с особыми потребностями.

План действий при форс-мажорах (непогода, перебои с подрядчиками, технические проблемы).

Наличие запасных решений (альтернативная локация, дополнительные генераторы, запасные микрофоны и пр.).

Координация с охраной и медицинскими службами при необходимости.

Контроль внешнего вида площадки в течение вечера (дополнения декора, освежение флористики).

Финальная отчётность и закрытие проекта

Что останется за вами

Доп. услуги (по запросу)

Сверка окончательных расчётов и подготовка закрывающих документов.

Контроль передачи реквизита/аренды обратно поставщикам.

Итоговый отчёт для заказчика (фотографии процесса, заметки по улучшению, контакты подрядчиков).

Организация репетиции церемонии и основных выходов/входов.

Инструктаж для свидетелей, родителей, детей на мероприятии.

Контроль времени и порядка репетиции.

Организация welcome-вечера и post-wedding brunch.

Свадебный сайт, онлайн-трансляция или гибридное участие гостей

Подарочные боксы и сувениры, их наполнение и упаковка.

PR и работа в соцсетях: подготовка материала, тизеров, благодарственных постов.

Помощь с документами для официальной регистрации/переезда (только консультационно).